Recepção de clínica odontológica: agenda e financeiro

Quem atende sozinho ou com uma equipe pequena conhece a rotina: o telefone toca com o paciente na cadeira, a confirmação do dia seguinte fica para depois e, no fim do mês, ninguém sabe dizer quanto entrou de fato. Abaixo, um dia de clínica do agendamento à baixa do pagamento, e onde cada peça entra.

Pati no WhatsApp: autonomia com limites claros

A Pati atende o paciente pelo WhatsApp, a qualquer hora. Ela consulta a agenda real da clínica, marca, remarca e cancela, e responde dúvidas simples, como qual convênio é aceito em cada procedimento. Tudo o que é clínico ou foge da regra vai para a equipe.

• Horário: a marcação só acontece se o horário estiver livre de verdade. A checagem é feita pelo sistema, não pela conversa.
• Preço de tratamento: a Pati não informa. Ela orienta a avaliação com o dentista.
• Dúvida clínica ou caso fora do padrão: ela encaminha para a equipe, sem opinar.

Agenda: espaço na grade não é promessa de vaga

A agenda é organizada por profissional. Períodos em que a clínica está fechada ficam bloqueados, e o sistema valida a disponibilidade no momento da marcação. Se o paciente quer um horário que não existe, entra na lista de espera de 60 dias, e a recepção é avisada quando surge uma vaga.

Lembretes e confirmações

Antes da consulta, o paciente recebe uma mensagem pedindo confirmação e responde ali mesmo. Quantas horas antes, a clínica decide. Um segundo lembrete, só para quem ainda não confirmou, é opcional e tem custo adicional. O resultado prático é uma lista de quem ainda precisa de contato, com tempo de preencher a cadeira se alguém desistir.

Ficha do paciente e retornos atrasados

Cada paciente tem uma ficha administrativa: contato, histórico de consultas, orçamento e parcelas. As anotações clínicas ficam separadas da ficha da recepção. Com isso é possível ver quem está com retorno atrasado e chamar de volta, em vez de esperar o paciente lembrar.

Financeiro: comparecimento não é recebimento

O paciente ter vindo à consulta não significa que o dinheiro entrou. O painel separa os dois registros e mostra o que foi recebido, o que está a receber, o que está vencido e o saldo do mês. Convênio não entra como dinheiro recebido até ser, de fato, pago.

Repasse dos profissionais

O repasse mostra o cálculo de cada lançamento. Quando algum valor não pode ser calculado, ele fica fora do total e o painel diz o motivo, em vez de somar um número que parece certo e não é.

Equipe, privacidade, estoque e ajuda no painel

• Três papéis de acesso: dono, atendente e profissional. Cada um vê o que precisa.
• Privacidade: dados de saúde são dados sensíveis na LGPD, por isso a ficha administrativa é separada da parte clínica.
• Estoque básico e uma central de ajuda dentro do painel, com busca.

O que o OdontoCare não faz

Ele não substitui o prontuário nem o odontograma, não emite nota fiscal e não toma decisão clínica. Cuida do que acontece antes e depois da cadeira. O prontuário continua no sistema ou no papel que você já usa.

Cinco ações para a primeira semana

1. Cadastre os profissionais e os horários reais de atendimento.
2. Informe os serviços da clínica e os convênios aceitos em cada um.
3. Defina com quantas horas de antecedência sai o lembrete de confirmação.
4. Conecte o WhatsApp da clínica e teste a Pati como se fosse um paciente.
5. Olhe o financeiro ao fim da semana: o que foi recebido, o que venceu e o que falta cobrar.

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