Como reduzir faltas na clínica odontológica

A clínica raramente perde dinheiro por falta de técnica. Perde por horário vazio, por paciente que não avisou e por retorno que ninguém lembrou de marcar. Abaixo, o caminho que uma agenda bem organizada percorre, e como o Pratika OdontoCare automatiza cada etapa. A conta do seu prejuízo é simples: faltas do mês vezes o valor médio da consulta. Esse buraco não aparece em nenhum extrato.

1. Marcar sem depender do horário comercial

Boa parte dos pedidos de horário chega fora do expediente. No OdontoCare, a atendente virtual Pati responde no WhatsApp da clínica a qualquer hora, consulta a agenda de verdade, oferece o que está livre e deixa a consulta marcada. Quando alguém quer trocar o horário no domingo, ela remarca na hora, e o lembrete passa a valer para o horário novo.

2. Pedir a confirmação antes da consulta

Antes da consulta, o paciente recebe no WhatsApp o nome dele, o da clínica, a data e a hora, e responde sim ou não. A mensagem não cita o procedimento nem o profissional, por privacidade. Quando a Pati reconhece o sim, a consulta passa a confirmada. Um não pode virar cancelamento ou remarcação, conforme a conversa.

3. Ligar só para quem não confirmou

A lista A confirmar traz as consultas de amanhã em diante que o paciente ainda não confirmou. Quem avisou por telefone ganha o botão de confirmado, e a recepção liga apenas para os demais. Se a mensagem não foi entregue, a pessoa aparece em Não alcançados: é a lista de para quem preciso ligar.

A clínica pode ainda ligar um segundo lembrete, mais perto da consulta e só para quem não confirmou. A tela pede confirmação antes, porque cada segundo lembrete é uma mensagem paga a mais pelo WhatsApp.

4. Remarcar e cancelar sem atrito

• Remarcar refaz o lembrete, e a consulta volta a aguardar confirmação.
• Cancelar libera o horário na hora, para a recepção ou a lista de espera ocuparem.
• Se o sistema recusa uma marcação (horário ocupado, profissional que não atende naquele dia, data que já passou), a mensagem diz o motivo e nada é gravado.

5. Lista de espera para ocupar a vaga

Quem quer um horário que não existe entra na lista de espera, e cada pedido vale 60 dias. Quando abre vaga nos próximos 7 dias, o painel mostra a opção de abrir o horário para quem espera. A recepção liga: o sistema não manda mensagem sozinho.

6. Férias, congresso e feriado: feche a agenda

O dono ou o próprio profissional fecha dias da agenda com um motivo que fica só para a clínica. A Pati deixa de oferecer esses dias, e as consultas já marcadas aparecem em consultas a remanejar, para a recepção avisar os pacientes com antecedência.

7. Um vão na grade não é promessa de vaga

A grade do dia mostra um chip por profissional, com as consultas em ordem de horário e os vãos entre elas, e a recepção vê onde cabe um encaixe. Mas quem decide é o botão de marcar: o sistema valida a disponibilidade no momento da marcação.

8. Marcar o retorno antes que o paciente suma

Terminada a consulta, a atendente clica em compareceu ou faltou. Quando o procedimento tem retorno periódico, como a manutenção de aparelho, a tela sugere marcar o retorno com a data certa. A lista de retornos atrasados mostra quem está em tratamento e não voltou, do mais antigo para o mais recente. O convite pelo WhatsApp só vai a quem autorizou.

Mãe e filhos no mesmo WhatsApp

O cadastro é um por pessoa, não por telefone. Quando a consulta é para outra pessoa, a Pati pergunta quem vai ser atendido e não marca sem essa resposta. As cobranças de cada irmão ficam separadas.

O que a Pati não faz

Dúvida clínica, reclamação e qualquer coisa que a clínica não cadastrou vão para a equipe, com o motivo. Se alguém escreve que está com muita dor, a conversa entra como urgência, no topo da lista, e a Pati fica em silêncio até a equipe devolver o caso. O OdontoCare não é prontuário e não emite nota fiscal.

Para começar

Quer ver a agenda funcionando na sua clínica? Conheça o Pratika OdontoCare e leia também a visão geral da recepção e do financeiro.